ما يحتاج كل مدير إلى معرفته عن تخطيط تعاقب الموظفين

31/10/2020 المقالات, الموارد البشرية

تخطيط التعاقب بين الموظفين يضمن أن يكون لديك موظفين مستعدين للأدوار الرئيسية

تخطيط التعاقب هي العملية التي تضمن فيها المنظمة توظيف الموظفين وتطويرهم لشغل كل دور رئيسي داخل الشركة. في هذه العملية، تأكد من أنه لن يكون لديك دور رئيسي مفتوح لم يعد له موظف آخر. وهذا أيضا مهم كما يمكنك تطوير المواهب الخاصة بك قوة مقاعد البدلاء داخل منظمتك.

بالتأكيد، سيكون لديك حالة عرضية تنشأ التي كنت غير مستعدة، ولكن بالنسبة للغالبية العظمى من حركة الموظف، خطة الخلافة الخاص بك في مكان. سيكون لديك عملية منهجية لإعداد الموظفين لشغل الأدوار الرئيسية لأنها تصبح شاغرة.

ما يحتاج كل مدير إلى معرفته عن تخطيط تعاقب الموظفين

أهمية التوظيف

من خلال عملية تخطيط التعاقب، تقوم بتعيين موظفين متفوقين، وتطوير معارفهم ومهاراتهم وقدراتهم، وإعدادهم للترقية أو الترقية إلى أدوار أكثر صعوبة في مؤسستك.

وقد يشمل التحضير للدور التالي للموظف أيضاً التحويلات إلى وظائف أو أقسام مختلفة والتظليل أثناء العمل، وبالتالي فإن الموظف لديه فرصة لمراقبة مختلف الوظائف أثناء العمل.

إن متابعة التخطيط لتعاقب الموظفين بشكل نشط يضمن تطوير الموظفين باستمرار لشغل كل دور مطلوب في مؤسستك. مع توسع مؤسستك، تفقد الموظفين الرئيسيين، توفر فرص عمل ترويجية، وتزيد المبيعات، يضمن تخطيط التعاقب الخاص بك أن لديك موظفين جاهزين وينتظرون تعبئة الأدوار الجديدة.

من يحتاج إلى تخطيط تعاقب الموظفين؟

وتحتاج جميع المنظمات، بغض النظر عن حجمها، إلى تخطيط لتعاقب الموظفين. في حين أنه من غير المرجح أن يكون لديك خلفاء محتملين لكل دور في شركة مكونة من عشرة أشخاص ، يمكنك الحد الأدنى من القطار.

التدريب المتبادل يضمن أن الموظفين على استعداد للوظيفة الرئيسية عندما يستقيل الموظف. وهذا يمنع المسؤوليات من الوقوع من خلال الشقوق. هذا سيبقي المهمة على المسار الصحيح إذا غادر موظف رئيسي. انها ليست فعالة مثل وجود موظف مدرب تدريبا كاملا، ولكن هذا ليس ممكنا دائما لكل دور.

ما يحتاج كل مدير إلى معرفته عن تخطيط تعاقب الموظفين

تعبئة أدوار التعقب الوظيفي

ولم تستحدث شركات كثيرة مفهوم تخطيط التعاقب في منظماتها. ويخطط آخرون بشكل غير رسمي وفظي للخلافة لأدوار رئيسية. من خلال هذا النوع من العمليات ، على سبيل المثال ، يتم تحديد اريك باعتباره أقوى لاعب في فريق ماري لذلك من المرجح أن يخلف ماري عندما يتم ترقيتها أو تركها.

وفي محادثات أخرى، طرحت فرق القيادة العليا أسماء الموظفين الذين يعتقدون أنهم لاعبون أقوياء لديهم إمكانات كبيرة في منظماتهم. وهذا يساعد كبار القادة الآخرين على معرفة من هو متاح للترقية المحتملة أو إعادة التعيين عندما يبحثون عن موظف لشغل دور رئيسي.

وميزة النظام الأكثر صبغة هو أن المنظمة تبدي التزاما أكبر بتوجيه وتطوير الموظف بحيث يكون مستعدا لتولي. في المثال أعلاه من اريك تولي دور ماري إذا تركت أو تمت ترقيتها، وتطوير مهاراته هو الأولوية.

ومن الناحية التنظيمية، يسمح هذا النظام لجميع المديرين بمعرفة من هم الموظفون الرئيسيون في جميع مجالات المنظمة. وهذا يسمح لهم بالنظر في لاعبين أقوياء عندما يفتح أي دور رئيسي.

مزايا للموظفين

الموظفون الذين يعرفون أن الدور التالي ينتظرهم يتلقون دفعة لاحترام الذات واحترام الذات. وهذا يعزز فعاليتها وقيمتها كموظف. إن معرفة خطط المنظمة للفرصة المحتملة التالية- وأن هناك فرصة واحدة – تعزز رغبتك في التطوير الوظيفي والفرص الوظيفية. هذا التطور هو واحد من المجالات التي يريدها الموظفون أكثر من أصحاب عملهم.

يمكنك تحديد المهارات والخبرات وفرص التطوير اللازمة لمساعدة الموظف على الاستعداد للتقدم عند عرض فرصة العمل التالية. يستفيد الموظف من القدرة على العمل مع مديره أو مشرفه للتأكد من أن الموظف لديه خطة مهنية تنقله في اتجاه فرصته التالية. هذا الشخص هو المفتاح لقدرة الموظف على الحصول على الخبرة والتعليم اللازمين للتقدم الوظيفي.

يتم مشاركة قيمة الموظف مع بقية المؤسسة بحيث إذا سنحت فرصة، يمكن للمديرين التفكير في الموظف لشغل الدور. وفي نظام غير رسمي، قد لا يعرف المديرون على نطاق المنظمة قيمة الموظف ومهاراته. (حتى لو كان المدير الحالي قد شارك هذه المعلومات، في عالم مزدحم فإنه من الصعب تذكر.)

ما يحتاج كل مدير إلى معرفته عن تخطيط تعاقب الموظفين

مزايا لأصحاب العمل

أنت تعتمد على الموظفين لتنفيذ المهمة والرؤية وتحقيق أهداف المنظمة. فقدان موظف رئيسي يمكن أن يقوض قدرتك على تحقيق هذه الأهداف الهامة. تحتاج إلى موظفين مستعدين للدخول في أدوار مع نمو شركتك وتوسيع عروضها وخدماتها. أو، عدم وجود الموظفين المتقدمة الخاصة بك سوف يعرقل خطط النمو الخاصة بك.

إن الحاجة إلى أن يكون هناك موظفون بديلون جاهزون إذا قررت ترقية الموظفين أو إعادة تصميم مؤسستك تمكنك من إجراء التغييرات الضرورية دون أن يعوقها نقص في الاستبدال. وهذا سيساعد أيضا إذا كنت تشعر بالقلق بشأن قدرتك على توظيف موظفين جدد الذين لديهم مجموعة مهارات محددة.

ويشير تقرير SHRM، “النقص في المهارات العالمية”، إلى أن 75% من الذين يواجهون صعوبة في التوظيف يقولون إن هناك نقصاً في المهارات في المرشحين للوظائف الشاغرة. بالإضافة إلى ذلك، واجه 83% من المجيبين صعوبة في توظيف مرشحين مناسبين في عام 2018.

مشاركة المعرفة عن الموظفين

يتم مشاركة المعرفة حول الموظفين الأساسيين والمهرة والمساهمين مع المديرين على مستوى المنظمة. وتتيح هذه المعلومات للمديرين النظر في أكبر عدد من المرشحين لأي وظيفة مفتوحة. كما يؤكد مع موظفيك أن مؤسستك توفر فرص التطوير الوظيفي التي يسعون إليها.

في حين أن التنبؤ بالمستقبل صعب في خضم ارتفاع معدلات البطالة الناجمة عن إغلاق الولايات للفيروس التاجي ، قبل ذلك ، كان أقدم موظفيك في عملية التقاعد. إنهم يأخذون معهم 30-40 سنة من المعرفة والخبرة وعلاقات العمل والمعلومات.

ولكن من المثير للاهتمام أن هذا الاتجاه قد تغير في عام 2018 عندما ذكرت TLR Analytics أنه “من بين 2.9 مليون وظيفة تم الحصول عليها على مدار العام ، جاء ما يقرب من نصف 49 ٪ من العمال الذين تبلغ أعمارهم 55 عامًا فأكثر ، أكثر من ضعف حصتهم من القوى العاملة”.

في عالم ما بعد COVID-19، قد تتغير هذه الاتجاهات – أو لا تتغير. ومع ذلك، فإن أرباب العمل الذين اعتمدوا نظاما فعالا لتخطيط تعاقب الموظفين سيكونون مستعدين لأي بيئة توظيف.

ووفقاً لـ”SHRM”، “وجدت الأبحاث حول الاستعداد لقوة عاملة شيخوخة أن أقل من 40% من المهنيين في مجال الموارد البشرية قالوا إن أصحاب العمل يقومون بتحليل تأثير العمال الذين تزيد أعمارهم عن 55 عاماً ويتركون منظماتهم في السنوات العشر المقبلة”.

تريد أن تلتقط تلك المعرفة قبل أن تخرج من بابك التخطيط الفعال والفاعل لتعاقب الموظفين يترك منظمتكم مستعدة جيداً لجميع حالات الطوارئ. نجاح التخطيط لتعاقب يبني قوة مقاعد البدلاء.

تطوير الموظفين لتخطيط التعاقب

لتطوير الموظفين الذين تحتاجهم لخطة الخلافة الخاصة بك، يمكنك استخدام مثل هذه الممارسات مثل التحركات الجانبي،وتكليف المشاريع الخاصة، والأدوار القيادية للفريق، والتدريب الداخلي والخارجي وفرص التطوير.

من خلال عملية تخطيط الخلافة الخاصة بك، يمكنك أيضا الاحتفاظ بالموظفين المتفوقين لأنهم يقدرون الوقت والاهتمام والتنمية التي تستثمر فيها. يتم تحفيز الموظفين والمشاركة عندما يتمكنون من رؤية مسار وظيفي لنموهم وتطورهم المستمر. ووفقا لـ SHRM، فإن الموظفين يقدرون إثراء الوظائف والمرونة والتطوير الوظيفي أكثر مما يقدرون الأمن الوظيفي والاستقرار.

للقيام بشكل فعال التخطيط لتعاقب الموظفين في المؤسسة الخاصة بك، يجب عليك تحديد أهداف المنظمة على المدى الطويل. يجب عليك توظيف موظفين متفوقين.