اعلان توظيف موظف استقبال ومساعد إداري

إشعار قصير عن الوظيفة الشاغرة

مفتوح للمرشحين الداخليين والخارجيين

المنصب المسمى الوظيفي موظف استقبال ومساعد إداري

التصنيف ، المنصب الدرجة ، الدرجة G3

مكتب العمل الاردن ، عمان

نوع التعيين SST ، خاص قصير الأجل متدرج ، 6 أشهر مع إمكانية التمديد

تاريخ الإغلاق 08 أغسطس 2021

شاغر رقم JOR / 024/2021

وحدة إدارة موارد الوحدة التنظيمية (RMU)

عن المنظمة

تأسست المنظمة الدولية للهجرة في عام 1951 ، وهي المنظمة الحكومية الدولية الرائدة في مجال الهجرة وتعمل بشكل وثيق مع الشركاء الحكوميين أو الحكوميين الدوليين أو غير الحكوميين. المنظمة الدولية للهجرة مكرسة لتعزيز الهجرة الإنسانية والمنظمة لصالح الجميع. تقوم بذلك من خلال تقديم الخدمات أو المشورة للحكومات أو المهاجرين.

المنظمة الدولية للهجرة ملتزمة ببيئة متنوعة وشاملة.

المرشحون الداخليون أو الخارجيون مؤهلون للتقدم لهذه الوظيفة الشاغرة.

لغرض الوظيفة الشاغرة ، يعتبر المرشحون الداخليون مرشحين من الدرجة الأولى.

**
السياق والنطاق **

تحت الإشراف العام لكبير موظفي إدارة الموارد ، والإشراف المباشر لموظف إدارة الموارد ، سيقوم موظف الاستقبال ومساعد المشرف بأداء المهام التالية

المهام / المسؤوليات الأساسية:

1. تنظيم وجدولة الاجتماعات والمواعيد للوحدات الإدارية والموارد البشرية والمالية.
2. الحفاظ على مخزون اللوازم المكتبية وإعادة الترتيب حسب الحاجة.
3. الاحتفاظ بالملفات الصلبة والإلكترونية وتحديثها وأرشفتها لسهولة الوصول إليها واسترجاعها ، بما يتماشى مع نظام حفظ الملفات في الإدارات.
4. تلقي جميع المكالمات والاستفسارات الواردة والتأكد من تحويلها إلى الوحدة المناسبة و / أو الأفراد المعينين.
5. جدولة المواعيد لضيوف بعثة المنظمة الدولية للهجرة في عمان.
6. توزيع الإخطارات والمعلومات ذات الصلة لموظفي المنظمة الدولية للهجرة في عمان.
7. اكتب المراسلات والوثائق والجداول الإحصائية والبيانات والتقارير والإملاء والنماذج.
8. ملفات المراسلات وتحتفظ بسجلات البريد الوارد.
9. تأكد من تحديث ملفات إدارة IOM Amman و RU وحفظها.
10. تدريب الموظفين الآخرين حسب الحاجة في غياب موظف الاستقبال.
11. أداء مهام أخرى يكلفه.

التعليم و الخبرة

• الدرجة الجامعية ، أو أي مجال آخر ذي صلة تكمله دورات ذات صلة ، ميزة ، مع سنة واحدة من الخبرة المهنية ذات الصلة ؛ أو
• دبلوم / مدرسة ثانوية ، شهادة في المجالات ذات الصلة ، مع ثلاث سنوات من الخبرة المهنية ذات الصلة.
• خبرة في مجال الاستقبال والإدارة.
• الاهتمام بالتفاصيل والقدرة على التنظيم
• مهارات كمبيوتر ممتازة – Word و Excel والإنترنت
• مهارات قوية في العلاقات الشخصية والتواصل
• القدرة على العمل تحت الضغط مع الحد الأدنى من الإشراف

المهارات

• يؤسس ويحافظ على علاقات عمل فعالة مع العملاء.
• يواكب التطورات في المجال المهني الخاص.
• يتعلم عن التطورات في التكنولوجيا المتاحة.

اللغات :

مطلوب إتقان اللغة الإنجليزية والعربية شفويا وكتابة

الكفاءات المطلوبة

من المتوقع أن يظهر شاغل الوظيفة القيم والكفاءات التالية:

القيم – يجب على جميع موظفي المنظمة الدولية للهجرة الالتزام بهذه القيم الثلاثة وإثباتها:

• الإدماج واحترام التنوع: يحترم ويعزز الفروق الفردية والثقافية ؛ يشجع التنوع والشمول حيثما أمكن ذلك.
• النزاهة والشفافية: يحافظ على المعايير الأخلاقية العالية ويتصرف بطريقة تتفق مع المبادئ / القواعد التنظيمية ومعايير السلوك.
• الاحتراف: يُظهر القدرة على العمل بطريقة مؤلفة وكفؤة وملتزمة ويمارس حكمًا دقيقًا في مواجهة التحديات اليومية.

الكفاءات الأساسية – المؤشرات السلوكية المستوى 1

• العمل الجماعي: يطور ويعزز التعاون الفعال داخل الوحدات وعبرها لتحقيق الأهداف المشتركة وتحسين النتائج.
• تحقيق النتائج: إنتاج وتقديم نتائج عالية الجودة بطريقة موجهة نحو الخدمة وفي الوقت المناسب ؛ موجه نحو العمل وملتزم بتحقيق النتائج المتفق عليها.
• إدارة المعرفة وتبادلها: تسعى باستمرار إلى التعلم وتبادل المعرفة والابتكار.
• المساءلة: تتولى المسؤولية عن تحقيق أولويات المنظمة وتتحمل مسؤولية الإجراءات الخاصة بها والعمل المفوض.
• التواصل: يشجع ويساهم في التواصل الواضح والمفتوح ؛ يشرح الأمور المعقدة بطريقة إعلامية وملهمة وتحفيزية.

اخرى:

• الموعد يخضع لتأكيد التمويل.
• سيخضع التعيين لشهادة تفيد بأن المرشح لائق طبياً للتعيين والاعتماد وأي متطلبات إقامة أو تأشيرة وتصاريح أمنية.