اعلان توظيف مساعد اداري و مالي في منظمة دولية

إشعار الوظيفة الشاغرة

مفتوح للمرشحين الداخليين أو الخارجيين

الوظيفة المسمى الوظيفي مساعد إداري ومالي

التصنيف ، المنصب الدرجة الدرجة G5

مكتب العمل الاردن ، عمان

نوع التعيين عقد محدد المدة لمدة سنة واحدة مع إمكانية التمديد

تاريخ الإصدار 25 يوليو 2021

تاريخ الإغلاق 08 أغسطس 2021

شاغر رقم JOR / 023/2021

وحدة إدارة موارد الوحدة التنظيمية (RMU)

عن المنظمة

تأسست المنظمة الدولية للهجرة في عام 1951 ، وهي المنظمة الحكومية الدولية الرائدة في مجال الهجرة وتعمل بشكل وثيق مع الشركاء الحكوميين أو الحكوميين الدوليين أو غير الحكوميين. المنظمة الدولية للهجرة مكرسة لتعزيز الهجرة الإنسانية والمنظمة لصالح الجميع. أو تقوم بذلك من خلال تقديم الخدمات والمشورة للحكومات والمهاجرين.

المنظمة الدولية للهجرة ملتزمة ببيئة متنوعة وشاملة.

المرشحون الداخليون والخارجيون مؤهلون للتقدم لهذه الوظيفة الشاغرة.

لغرض الوظيفة الشاغرة ، يعتبر المرشحون الداخليون مرشحين من الدرجة الأولى.

السياق والنطاق

تحت الإشراف العام لرئيس البعثة (CoM) وكبير موظفي إدارة الموارد (SRMO) والتوجيه والإشراف المباشر من قبل كبير موظفي صحة الهجرة (CMHO) ومسؤول إدارة الموارد (RMO) ، سوف يؤدي شاغل الوظيفة المهام التالية والمسؤوليات المتعلقة بمركز التقييم الصحي للهجرة (MHAC) في عمان ، الأردن.

المهام / المسؤوليات الأساسية:

1. التحقق من أن اللوائح المالية للمنظمة الدولية للهجرة يتم تطبيقها بشكل صحيح على جميع المعاملات المالية وأن المعاملات المالية للبعثة يتم إدخالها في نظام محاسبة المنظمة الدولية للهجرة PRISM بطريقة دقيقة وفي الوقت المناسب ؛
2. تقديم الدعم المالي والإداري إلى MHAC عمان وبعثة المنظمة الدولية للهجرة في الأردن وتنفيذ إجراءات الإغلاق الشهري بما في ذلك المقاصة والتسوية للبائعين و GL.
3. ضمان التسجيل السليم والمنتظم لجميع القسائم التي تم التحقق من صحتها والوثائق المحاسبية الأخرى وفقًا للمعايير المعمول بها ؛
4. التحقق من الفواتير والمستندات المقدمة من الموردين ومقدمي الخدمات ؛ ضمان توفر الوثائق الداعمة المناسبة وفقًا لإرشادات البعثة ، والحصول على الموافقات المناسبة وفقًا للمصفوفة ، والتأكد من الحصول على جميع الوثائق والتوقيعات الداعمة قبل إنهاء القسائم ؛ إعداد الفواتير و / أو طلبات الدفع للدفع في الوقت المناسب عند الحاجة ؛
5. بالتنسيق مع RMO و CMHO ، المساعدة في مراقبة الميزانية والنفقات ، وإعداد التقارير المالية الشهرية والسنوية. جمع الإحصاءات ذات الصلة وإجراء المراجعات والتحليلات وإبلاغ النتائج والتوصيات.
6. المساعدة في ضمان أن MHAC تحافظ على آليات مراقبة المخزون المناسبة وتنظم عمليات الشراء والتخزين المناسبة والفعالة من حيث التكلفة للقرطاسية ومعدات تكنولوجيا المعلومات والمواد الاستهلاكية ومنتجات النظافة والإمدادات والمعدات الطبية ، حسب الحاجة لـ MHAC ؛
7. القيام بالمساعدة في إعداد المستندات المالية الداعمة للمانحين أو المراجعين أو الإدارات الداخلية الأخرى عند الطلب ؛
8. المساعدة في صياغة الردود على الاستفسارات المتعلقة بالمحاسبة وتقارير المشروع ؛ بما في ذلك المساعدة في الردود على قائمة التحقق ، ومراجعات توازن المشروع.
9. قم بإنشاء وصيانة هياكل المشروع في Prism ، وإعداد BNPs وتنسيق الإصدارات ذات الصلة والتحميلات مع MAC ، مما يضمن التنسيق المناسب بين الإدارات والداخلية للمعلومات.
10. توفير التوجيه والتدريب للموظفين بشأن الإسقاط والسفر (TDY) والمشتريات وعملية المحاسبة ذات الصلة.
11. يضمن أن التسوية المصرفية للحسابات المصرفية المخصصة يتم إنجازها بدقة وفي الوقت المناسب.
12. إنشاء ملفات محدثة لجميع التعليمات / الإرشادات المالية والاحتفاظ بها.

13- أداء المهام الإدارية والمحاسبية الأخرى ذات الصلة حسب الاقتضاء أو

التعليم و الخبرة

• شهادة جامعية ، ويفضل أن يكون ذلك في المحاسبة أو إدارة الأعمال مع شهادة مهنية كمحاسب قانوني أو محاسب عام معتمد مع خبرة عمل مالية / محاسبية لا تقل عن ثلاث سنوات ؛ أو
• دبلوم / مدرسة ثانوية ، شهادة محاسبة أو إدارة أعمال مع شهادة مهنية كمحاسب قانوني أو محاسب عام معتمد مع خبرة لا تقل عن خمس سنوات في المالية / المحاسبة ؛ أو أكمل شهادة الثانوية العامة مع خبرة عمل مالية / محاسبية لا تقل عن خمس سنوات.
• معرفة جيدة وخبرة في المالية والمحاسبة والإدارة.
• أن يكون لديك تدريب وخبرة ميدانية ذات صلة ، وتحديداً في أنظمة محاسبة المنظمة الدولية للهجرة.
• معرفة أنظمة محاسبة المنظمة الدولية للهجرة (SAP) والبرمجيات والإجراءات ميزة واضحة.

المهارات

• القدرة على إعداد تقارير واضحة وموجزة وتحليل وتفسير المعلومات والبيانات المصدر
• مطلوب مستوى عال من الإلمام بالحاسوب ، لا سيما في أنظمة المحاسبة المحوسبة للمنظمة الدولية للهجرة.
• معرفة جيدة بمكتب MS ، وتحديداً في EXCEL.
• مهارات الاتصال الجيد ، والالتزام الشخصي ، والكفاءة ، والمرونة ، والدافع لتحقيق النتائج ، واحترام التنوع والتفكير الإبداعي.
• القدرة على القيادة والتدريب والعمل بفعالية وانسجام مع الزملاء من ثقافات وخلفيات مهنية متنوعة

اللغات :

مطلوب إتقان اللغة الإنجليزية والعربية شفويا وكتابة

الكفاءات المطلوبة

من المتوقع أن يظهر شاغل الوظيفة القيم والكفاءات التالية:

القيم – يجب على جميع موظفي المنظمة الدولية للهجرة الالتزام بهذه القيم الثلاثة وإثباتها:

• الإدماج واحترام التنوع: يحترم ويعزز الفروق الفردية والثقافية ؛ يشجع التنوع والشمول حيثما أمكن ذلك.
• النزاهة والشفافية: يحافظ على المعايير الأخلاقية العالية ويتصرف بطريقة تتفق مع المبادئ / القواعد التنظيمية ومعايير السلوك.
• الاحتراف: يُظهر القدرة على العمل بطريقة مؤلفة وكفؤة وملتزمة ويمارس حكمًا دقيقًا في مواجهة التحديات اليومية.

الكفاءات الأساسية – المؤشرات السلوكية المستوى 1

• العمل الجماعي: يطور ويعزز التعاون الفعال داخل الوحدات وعبرها لتحقيق الأهداف المشتركة وتحسين النتائج.
• تحقيق النتائج: إنتاج وتقديم نتائج عالية الجودة بطريقة موجهة نحو الخدمة وفي الوقت المناسب ؛ موجه نحو العمل وملتزم بتحقيق النتائج المتفق عليها.
• إدارة المعرفة وتبادلها: تسعى باستمرار إلى التعلم وتبادل المعرفة والابتكار.
• المساءلة: تتولى المسؤولية عن تحقيق أولويات المنظمة وتتحمل مسؤولية الإجراءات الخاصة بها والعمل المفوض.
• التواصل: يشجع ويساهم في التواصل الواضح والمفتوح ؛ يشرح الأمور المعقدة بطريقة إعلامية وملهمة وتحفيزية.

أخرى:

• الموعد يخضع لتأكيد التمويل.
• سيخضع التعيين لشهادة تفيد بأن المرشح لائق طبياً للتعيين والاعتماد وأي متطلبات إقامة أو تأشيرة وتصاريح أمنية.