اعلان توظيف مساعد أول للمشتريات واللوجستيات

إشعار قصير عن الوظيفة الشاغرة

مفتوح للمرشحين الداخليين أو الخارجيين

المنصب المسمى الوظيفي مساعد أول مشتريات ولوجستيات

التصنيف ، المنصب الدرجة العامة للموظفين ، الصف G7

مكتب العمل الاردن ، عمان

نوع التعيين ST ، عقد قصير الأجل ، 6 أشهر مع إمكانية التمديد

تاريخ الإغلاق 08 أغسطس 2021

شاغر رقم JOR / 021/2021

وحدة إدارة موارد الوحدة التنظيمية (RMU)

عن المنظمة

تأسست المنظمة الدولية للهجرة في عام 1951 ، وهي المنظمة الحكومية الدولية الرائدة في مجال الهجرة وتعمل بشكل وثيق مع الشركاء الحكوميين أو الحكوميين الدوليين أو غير الحكوميين. المنظمة الدولية للهجرة مكرسة لتعزيز الهجرة الإنسانية والمنظمة لصالح الجميع. تقوم بذلك من خلال تقديم الخدمات والمشورة للحكومات والمهاجرين.

المنظمة الدولية للهجرة ملتزمة ببيئة متنوعة وشاملة.

المرشحون الداخليون أو الخارجيون مؤهلون للتقدم لهذه الوظيفة الشاغرة.

لغرض الوظيفة الشاغرة ، يعتبر المرشحون الداخليون مرشحين من الدرجة الأولى.

السياق والنطاق

تحت التوجيه العام لرئيس البعثة (CoM) ، والإشراف العام لكبير موظفي إدارة الموارد (SRMO) ، والإشراف المباشر لموظف المشتريات واللوجستيات ، سيكون المساعد الأول للمشتريات واللوجستيات مسؤولاً عن أنشطة المشتريات والخدمات اللوجستية في المهمة على النحو التالي:

المهام / المسؤوليات الأساسية:

1. مساعدة موظف المشتريات واللوجستيات الذي يشرف على تنفيذ أنشطة الشراء في البعثة ضمن آليات الرقابة الداخلية المعمول بها. تأكد من أن عملية تقديم العطاءات تتم بشكل عادل وشفاف ووفقًا للقواعد واللوائح المحددة بموجب دليل المشتريات والتعليمات الخاصة بالمنظمة الدولية للهجرة.
2. تنفيذ إجراءات المراقبة والمراقبة المناسبة لعمليات الشراء والتعاقد ؛ ضمان الشفافية والقدرة التنافسية لتحليل عطاءات المنظمة الدولية للهجرة وعمليات تقديم العطاءات والمناقصات.
3. متابعة حالة أوامر الشراء وإبقاء مديري المشاريع على اطلاع بالوقت المقدر للتسليم أو أي تغييرات قد تؤثر أو تعدل شروط التسليم المحددة مسبقًا.
4. رصد وتحديث المعلومات / قاعدة البيانات لاعتماد البائعين / المتعاقدين وعملية التقييم لضمان توافر مجموعة من البائعين والمقاولين الموثوق بهم لتلبية احتياجات البعثة.
5. حضور المنتديات المشتركة بين الوكالات ، بما في ذلك مجموعة العمل الخاصة بالمشتريات والمجموعة اللوجستية لضمان تقديم المنظمة الدولية للهجرة النشط والمشاركة في مبادرات الأمم المتحدة المشتركة والاستفادة منها.
6. تنظيم والحفاظ على تتبع المشتريات السليم وأنظمة الملفات بما في ذلك إدارة العقود وتحديث قاعدة البيانات.
7. العمل مع إدارة البرنامج وتقديم إرشادات الخبراء في إعداد وإصدار دعوة لتقديم العروض ووثائق العطاء لعمليات المناقصات للمشاريع.
8. صياغة ومراجعة العقود باستخدام نماذج عقود المنظمة الدولية للهجرة لشراء الخدمات والسلع للمنظمة.
9. التنسيق مع وتقديم التوجيه الفني والمعلومات لمديري المشاريع فيما يتعلق بطلبات ومتطلبات المشتريات والخدمة ، من أجل توحيد متطلبات المشتريات (أو الخدمة) الشاملة للبعثة وتحسين القوة الشرائية.
10. تنسيق العمليات لإنشاء LTA (اتفاقيات طويلة الأجل) للسلع / الأعمال / الخدمات التي يحتاجها المكتب بشكل شائع.
11. تخطيط وإعداد إجراءات الشراء وتحليل طلبات الشراء وتحديد مقدمي الخدمات وتقييم المعلومات المتعلقة بأداء البائع فيما يتعلق بالجودة وأسعار تسليم المعدات فيما يتعلق بأفضل مصالح المنظمات.
12. التنسيق مع مسؤول المشتريات واللوجستيات في تخطيط عمليات الشراء وتحليل اتجاهات الشراء.
13. الاتصال والتنسيق مع وحدة التوريد والمشتريات العالمية (GPSU) ومكتب الشؤون القانونية (LEG) والوحدات والإدارات الأخرى ذات الصلة على مستوى المقر الرئيسي والمكتب الإقليمي بشأن جميع الأمور المتعلقة بتطبيق أفضل الممارسات والإجراءات الإدارية ذات الصلة.
14. إعداد وإجراء طلبات عروض الأسعار ، واستلام العروض العامة و BAS لعروض الأسعار أو العطاءات أو العروض ، وتقييمها ، والتفاوض بشأن شروط معينة للعقود في الامتثال الكامل لقواعد ولوائح المنظمة الدولية للهجرة.
15. توجيه وتنسيق والإشراف على عمل الموظفين بالوحدة.
16. أداء أي مهمة أخرى ذات صلة قد يتم تعيينها.

التعليم و الخبرة

· شهادة جامعية ، ويفضل أن يكون ذلك في مجال الخدمات اللوجستية / المشتريات أو المالية أو الإدارة العامة ، مع خبرة عملية لمدة 5 سنوات ويفضل أن يكون ذلك في منظمة دولية. خبرة مع المنظمة الدولية للهجرة أو منظمة دولية أخرى زائد ؛ أو درجة الماجستير في المجال أعلاه ميزة أو ؛

دبلوم / مدرسة ثانوية ، شهادة في المجالات ذات الصلة ، مع سبع سنوات من الخبرة المهنية ذات الصلة في مجال الخدمات اللوجستية / أو المشتريات أو المالية أو الإدارة العامة ،

· خبرة سابقة في استخدام SAP ميزة إضافية.

أيضا خبرة في العمل في بيئة دولية وفي التنسيق مع مجموعة متنوعة من الشركاء على جميع مستويات التسلسل الهرمي.

مهارات

· مهارات اتصال وتفاوض ممتازة. القدرة على تقديم معلومات واضحة وموجزة.

القدرة على العمل بفعالية وانسجام مع الزملاء من ثقافات وخلفيات مهنية متنوعة.

· والقدرة على التعامل مع الأمور السرية.

مهارات قوية في العلاقات الشخصية والثقافات مع قدرة مثبتة على العمل بفعالية وانسجام مع فريق من الزملاء.

· فرد ناضج ، قادر على العمل بشكل مستقل تحت الضغط ، قادر على الحفاظ على الدقة ، والاهتمام بالتفاصيل ، والوفاء بالمواعيد النهائية والعمل مع الحد الأدنى من الإشراف.

مهارات حاسوبية قوية ، بما في ذلك الكفاءة في حزم مايكروسوفت أوفيس (أوفيس ، إكسل ، باور بوينت ، أوتلوك) الإنترنت والبريد الإلكتروني.

اللغات :

مطلوب إتقان اللغة الإنجليزية والعربية شفويا وكتابة

الكفاءات المطلوبة

من المتوقع أن يظهر شاغل الوظيفة القيم والكفاءات التالية:

القيم – يجب على جميع موظفي المنظمة الدولية للهجرة الالتزام بهذه القيم الثلاثة وإثباتها:

• الإدماج واحترام التنوع: يحترم ويعزز الفروق الفردية والثقافية ؛ يشجع التنوع والشمول حيثما أمكن ذلك.
• النزاهة والشفافية: يحافظ على المعايير الأخلاقية العالية ويتصرف بطريقة تتفق مع المبادئ / القواعد التنظيمية ومعايير السلوك.
• الاحتراف: يُظهر القدرة على العمل بطريقة مؤلفة وكفؤة وملتزمة ويمارس حكمًا دقيقًا في مواجهة التحديات اليومية.

الكفاءات الأساسية – المؤشرات السلوكية المستوى 2

• العمل الجماعي: يطور ويعزز التعاون الفعال داخل الوحدات وعبرها لتحقيق الأهداف المشتركة وتحسين النتائج.
• تحقيق النتائج: إنتاج وتقديم نتائج عالية الجودة بطريقة موجهة نحو الخدمة وفي الوقت المناسب ؛ موجه نحو العمل وملتزم بتحقيق النتائج المتفق عليها.
• إدارة المعرفة وتبادلها: تسعى باستمرار إلى التعلم وتبادل المعرفة والابتكار.
• المساءلة: تتولى المسؤولية عن تحقيق أولويات المنظمة وتتحمل مسؤولية الإجراءات الخاصة بها والعمل المفوض.
• التواصل: يشجع ويساهم في التواصل الواضح والمفتوح ؛ يشرح الأمور المعقدة بطريقة إعلامية وملهمة وتحفيزية.

الكفاءات الإدارية – المؤشرات السلوكية المستوى 2

• القيادة: توفر إحساسًا واضحًا بالاتجاه ، وتؤدي بالقدوة وتوضح القدرة على تنفيذ رؤية المنظمة ؛ يساعد الآخرين على إدراك وتطوير إمكاناتهم.
• تمكين الآخرين وبناء الثقة: يخلق جوًا من الثقة وبيئة مواتية حيث يمكن للموظفين المساهمة بأفضل ما لديهم وتطوير إمكاناتهم.
• التفكير الاستراتيجي والرؤية: يعمل بشكل استراتيجي لتحقيق أهداف المنظمة ويبلغ توجهًا استراتيجيًا واضحًا.

اخرى:

• الموعد يخضع لتأكيد التمويل.
• سيخضع التعيين لشهادة تفيد بأن المرشح لائق طبياً للتعيين والاعتماد وأي متطلبات إقامة أو تأشيرة وتصاريح أمنية.