اعلان توظيف مساعد تنفيذي / بطل اتصالات في السعودية

اعلان توظيف مساعد تنفيذي / بطل اتصالات في السعودية

اسم الموقع: السعودية – جدة

الغرض من الوظيفة

هذا الدور لديه المسؤولية والمساءلة عن

توفير الدعم الإداري والمساعدة لمدير الموقع بما في ذلك القدرة على العمل بمبادرة خاصة ، والتعامل مع معلومات الشركة والموظفين الحساسة والسرية
إدارة فعاليات الموقع وورش العمل (الداخلية والخارجية).
قيادة نشاط الاتصال في موقع جدة.

المهام الأساسية

مسؤوليات المساعدة التنفيذية

توفير دعم إداري استباقي شامل لمديري الموقع بما في ذلك إدارة اليوميات المعقدة
إدارة عملية المصروفات الخاصة بـ SD وكذلك عملية أمر الشراء للقسم
تحمل المسؤولية الكاملة عن التشغيل السلس لزيارات كبار الشخصيات وقاعات المدن وأحداث المكافآت والتقدير وأحداث الموقع وورش العمل.
تنظيم جميع رحلات السفر والخدمات اللوجستية بما يتماشى مع سياسة T&E ، بما في ذلك التعامل مع متطلبات التأشيرة قبل السفر الدولي.
تنظيم اجتماعات القيادة وجهًا لوجه واجتماعات رئيسية أخرى لضمان توفير الخدمات اللوجستية ، مثل المؤتمرات الافتراضية ، واجتماعات الفرق ، وحجز المساعدة السمعية والبصرية ، والمرطبات (عند الاقتضاء) ، ودعم تطوير جداول أعمال الاجتماعات وإنشاء الوثائق الرئيسية
الاحتفاظ بقوائم توزيع الإدارات المحلية / المركزية لدعم الامتثال لمراجعة الحسابات
تقديم المساعدة إلى SLT والموظفين الآخرين في الموقع ، وتبادل المعلومات والمساهمة في التحسين المستمر واتساق أساليب العمل.
العمل كنقطة اتصال للعملاء الداخليين والخارجيين للاستفسارات مع SD
ضمان تتالي اتصالات GMS الفعالة داخل منظمة SLT.
تأكد من أن العملية والمستندات في مكانها قبل السفر الدولي
إدارة المكتب: التفاعل مع مرافق الموقع لإصلاحات المكتب والتحسينات ورفع مكالمات مكتب المساعدة والتعامل مع أي قضايا أخرى تتعلق بالمسؤولية
التيسير والتنسيق والاتصال بالموظفين الرئيسيين لإعداد وتخطيط الإدارة للاستعداد للتدقيق.
احضر وكتب في فريق القيادة الشهري شهريًا وأي اجتماعات أخرى عند الضرورة
دعم مدير الموقع في كتابة / صياغة الاتصالات / الإعلانات الداخلية
تنفيذ مشاريع محددة ، مثل الدعم الإداري والتواصل
تتبع نفقات السفر لـ SD ، اتصل بقسم الشؤون المالية للمتابعة
تقديم دعم الترجمة الإنجليزية / العربية عند الحاجة
مسئول عن ختم الشركة للوثائق الرسمية والتصديق من غرف جدة
الاحتفاظ بنسخة للموقع الرسمي والمستند القانوني كنسخة لاحتياجات العمل
مسؤول عن إصدار خطابات الدعوة لزيارات EM (جدة).

دور الاتصالات

التخطيط والمشاركة في الإنشاء والتعديل والنشر لمحتوى رقمي رائع عبر قنواتنا
شراكة مع زملاء الاتصالات العالمية
قيادة التنفيذ المناسب لنشاط مكان العمل لتعزيز المشاركة مع المحتوى الخاص بنا بين جماهيرنا الحالية
ضمان مراقبة وسائل الإعلام التقليدية والجديدة وعملية إعداد التقارير لضمان حصول الشركة على فهم كامل للتغطية الإعلامية والتأثير في جميع أنحاء الموقع.
شريك تجاري مع فريق قيادة الموقع في تطوير اتصالات استباقية
يؤدي تسليم خطط الاتصالات الفعالة والتغيير
لبناء GSK كصاحب عمل مفضل من خلال الاتصالات الداخلية الفعالة التي توفر مستويات عالية من فهم الموظفين ومشاركتهم ، وضمان تنفيذ الخطط لتحفيز الموظفين بشكل إيجابي ، وزيادة فهمهم ومواءمتها مع إستراتيجية أعمال GSK ، وتعزيز قيم GSK وسلوكياتها وتحسين اثنين من الأنشطة الجارية. الاتصالات على الطريق
قُد واتبع نهجًا عمليًا عند الضرورة لتنظيم الاتصالات وجهًا لوجه مع الموظفين وأصحاب المصلحة الرئيسيين مثل الدردشة والقهوة والقاعات الحضرية وإعداد العروض التقديمية والخطب والمحتويات الأخرى لزيادة مشاركة فرق القيادة مع الأعمال.
إشراك الأشخاص وإلهامهم باستخدام أدوات GSK والعلامات التجارية.
قم بتحديث العلامة التجارية للموقع وفقًا لتحديث brand-Hub.
التأكد من أن القادة يقودون التغيير ويطبقون خطة الاتصال.
مراقبة الأداء والسلوكيات أثناء الدردشة والقهوة وصالات المدينة
اعمل مع فريق المشاركة لتحسين الروح والأداء
الدعم بأدوات الاتصال لإنشاء برامج البيئة والصحة والسلامة وتنفيذها وإدارتها وتحسينها باستمرار لضمان امتثال أنشطة الشركة لمعيار EHS GSK.

المتطلبات والمؤهلات

يفضل الحصول على درجة البكالوريوس في التعليم أو الإدارة أو القانون
سعودي الجنسية
خبرة لا تقل عن سنتين في تقديم تقارير الأدوار الإدارية إلى مستويات المدير أو المدير العام
ستكون المعرفة الأساسية بالوثائق القانونية تفاضلًا
سجل أداء قوي في الدور الإداري
إجادة مايكروسوفت أوفيس
القدرة على الحفاظ على السرية التامة
القدرة على تحديد الأولويات بشكل فعال
الاهتمام الشديد بالتفاصيل
القدرة على العمل بشكل جيد تحت الضغط
مهارات اتصال جيدة ، شفهيًا وكتابيًا
خبرة سابقة في دور إداري
دعم كبار التنفيذيين
الفهم الجيد للعمليات الإدارية الداخلية ، بما في ذلك. مواقع الفريق

نظام المصاريف

أداة حجز السفر ، مدير الاجتماع ، المبتدئين الجدد
مستوى عالٍ من المعرفة والمهارة في استخدام البريد الإلكتروني و Word و Excel و Power Point
مهارات ممتازة في التعامل مع الآخرين ، ويظهر القدرة على العمل الجماعي والوظائف المتعددة
أثبتت مهارات التخطيط والتنظيم والقدرة على تحديد أولويات عبء العمل
اهتمام ممتاز بالتفاصيل
أظهر نهجًا إيجابيًا للمهام
قادرة على إدارة المشاريع الإدارية الروتينية المتنوعة في وقت واحد باستخدام الإبداع والتفكير الاستراتيجي المستقل والتأثير

تواصل:

مهارات التخطيط والتنظيم الاستراتيجي
مهارات اتصال كتابية وشفوية ممتازة ومهارات تنظيمية مطلوبة
ارتفاع المساءلة الشخصية إلى جانب القدرة والخبرة للتأثير في صنع القرار على المستوى الاستراتيجي
العمل الجماعي الفعال والمرن
القدرة على تحديد أولويات عبء العمل والبقاء هادئًا تحت الضغط في بيئة غير متوقعة
مهارات التواصل – تطوير علاقات مثمرة مع أصحاب المصلحة الرئيسيين داخليًا وخارجيًا ، لا سيما مع وسائل الإعلام الطبية والرعاية الصحية
قادر وراغب في العمل تحت الضغط وفي حدود الوقت

معلومات للتواصل:

يمكنك التقدم لهذا المنصب عبر الإنترنت عن طريق تحديد زر التقديم الآن.

إشعار هام لشركات / وكالات التوظيف

لا تقبل GSK الإحالات من شركات التوظيف و / أو وكالات التوظيف فيما يتعلق بالوظائف الشاغرة المنشورة على هذا الموقع. يتعين على جميع شركات / وكالات التوظيف الاتصال بقسم المشتريات التجارية والعامة / الموارد البشرية في GSK للحصول على إذن كتابي مسبق قبل إحالة أي مرشحين إلى GSK.
يعد الحصول على إذن كتابي مسبق شرطًا مسبقًا لأي اتفاق (شفهي أو كتابي) بين شركة / وكالة التوظيف وشركة GSK.
في حالة عدم الحصول على مثل هذا التفويض الكتابي ، فإن أي إجراءات تتخذها شركة / وكالة التوظيف تعتبر قد تم تنفيذها دون موافقة أو اتفاق تعاقدي من GSK.
لذلك لن تكون GSK مسؤولة عن أي رسوم تنشأ عن مثل هذه الإجراءات أو أي رسوم تنشأ عن أي إحالات من قبل شركات / وكالات التوظيف فيما يتعلق بالوظائف الشاغرة المنشورة على هذا الموقع.

التقديم للوظيفة: من هنا.