اعلان توظيف ضابط التوثيق في السعودية

اعلان توظيف ضابط التوثيق في السعودية

يؤدي أنواعًا مختلفة من واجبات التوثيق في قسم الاتصالات الإدارية بما في ذلك الاستلام وتسجيل المراسلات الرسمية الواردة والصادرة من المستشفى في نظام تسجيل بريد المستشفى المحوسب ، وتوزيع المراسلات المحمولة يدويًا من خلال الاتصال بالمستشفى على المناطق المعينة والتعامل مع جميع البريد السريع الرسمي العاجل للمستشفى ورسائل الفاكس الواردة

المسؤوليات والواجبات الأساسية

1. يستقبل المراسلات الرسمية الواردة من المستشفى ويتأكد من أن جميعها تنتمي إلى المستشفى ، ويحدد التاريخ والرقم التسلسلي الوارد.
يحصل على نسخ من جميع المراسلات التي يتم إرسالها إلى الإدارة المعنية بعد مراجعة رئيس القسم والأولية.

2. يستقبل المراسلات الرسمية السرية بما في ذلك المستندات العاجلة والسرية والمالية.
يراجع ويتحقق من المستندات الكاملة مع المرفقات والتوقيعات اللازمة ، ويحدد التاريخ والرقم التسلسلي الصادر.
يحصل على نسخ لقسم المرسل ومركز الوثائق بما في ذلك مرفقات جميع البريد الذي يتم إرساله إلى المنظمات / الوكالات الحكومية والأماكن في مغلف المستشفى.

3. تعبئة استمارة تسليم المراسلات الصادرة الرسمية.
يوزع وفقًا للمنطقة عن طريق البريد أو المراسلات اليدوية من خلال الاتصال بالمستشفى وفقًا لمنطقة الجدول المحددة ، ويسرع من الاستفسارات عن المراسلات الرسمية التي تم تسليمها سابقًا ويحتفظ بسجلات مناسبة لأنشطتهم اليومية.

4. يتعامل مع جميع رسائل البريد السريع الصادرة والعاجلة المستلمة من أقسام المستشفى المختلفة جنبًا إلى جنب مع نموذج طلب المراسلات البريدية الرسمية والتأكد من توقيع الخطابات بشكل مناسب مع العنوان الكامل ورقم الهاتف لإرسالها عبر شركة البريد السريع Worldwide Express.

5. تسجيل جميع المراسلات الرسمية الواردة والصادرة من المستشفى في نظام تسجيل بريد المستشفى المحوسب في قسم الاتصالات الإدارية على أساس يومي.

6. يتعامل مع جميع المراسلات الرسمية الواردة الواردة عبر البريد اليومي بخصوص علاج المريض في تعليمات وتوجيهات مستشفى الملك فيصل التخصصي ومركز الأبحاث الصادرة بأوامر ملكية أو لجنة وزارة الصحة.
تسجيل الدخول في “دفتر الدخول” قبل إرساله باليد في نفس اليوم إلى الإدارات المعنية.

7. الرد على جميع الاستفسارات الخاصة بالمراسلات الرسمية الواردة أو الصادرة بعد التحقق من نظام تسجيل بريد المستشفى والسجلات اللازمة.

8. استلام وتوزيع جميع رسائل الفاكس الواردة إلى إدارات وموظفي المستشفى المعنيين ، والأوامر الملكية والتقارير الطبية المتعلقة بالمرضى إلى إدارة الأهلية الطبية.
ينقل رسائل الفاكس الصادرة الدولية الواردة من مختلف أقسام المستشفى.

9. يشارك في التعليم والتدريب والتطوير الذاتي والآخرين ، حسب الاقتضاء.

10-يتبع جميع السياسات والإجراءات المتعلقة بالمستشفى.

تعليم

درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو أي تخصص آخر ذي صلة.
أو دبلوم IPA في المستشفى أو إدارة الأعمال أو في أي تخصص آخر ذي صلة مطلوب.

الخبرات المطلوبة

مطلوب سنة واحدة (1) من الخبرة ذات الصلة بدرجة البكالوريوس. أو ثلاث (3) سنوات من الخبرة المماثلة مع دبلوم IPA مطلوب.

متطلبات أخرى (شهادات): سعودي الجنسية فقط.

يجب أن يكون ثنائي اللغة (العربية والإنجليزية).

مستشفى الملك فيصل التخصصي ومركز الأبحاث
التقديم للوظيفة: من هنا.