اعلان توظيف مساعد إداري لدى منظمة دولية في البحرين

I. معلومات الوظيفة

المسمى الوظيفي: مساعد إداري أول لرئيس البعثة

درجة الوظيفة: UG

مركز العمل: المنامة ، البحرين

الإشراف العام من قبل: رئيس البعثة – البحرين

المدة: 6 شهور مع إمكانية التمديد

تاريخ البدء: في اسرع وقت ممكن

II. السياق والنطاق التنظيمي

تحت الإشراف العام لرئيس البعثة (CoM) – البحرين ، سيكون شاغل الوظيفة مسؤولاً عما يلي:

ثالثا. المسؤوليات والمسؤوليات

1- ضمان تقديم خدمات الدعم الإداري المتقدمة للمكتب ، بما في ذلك إعداد مسودات المراسلات والمذكرات والتقارير.

2 – إدارة استلام ، تسجيل ، مسح ضوئي ، إيداع وتحويل المراسلات الواردة والصادرة إلى مجلس الوزراء.

3- وضع خريطة لقاعدة بيانات شاملة للنظراء الحكوميين وغير الحكوميين وتطويرها.

4- ترجمة الوثائق الرسمية من الإنجليزية إلى العربية ومن العربية إلى الإنجليزية.

5- تحمل المسؤولية الكاملة عن جدول مجلس الوزراء بما في ذلك ، جدولة الاجتماعات وتنبيه مجلس الوزراء في الوقت المناسب بشأن الإلغاءات أو التغييرات في الجدول الزمني ؛

6- ترتيب جدول سفر CoM ، بما في ذلك إجراء حجوزات الفنادق ، وإعداد تصاريح السفر ، والحصول على الموافقات الأمنية ، وطلب حجوزات الطيران.

7- مسؤول عن الرد على المكالمات الواردة وتحويلها إلى CoM وكذلك الترحيب بزوار CoM واستقبالهم ؛

8- فحص ومراجعة المستندات المقدمة إلى مجلس الوزراء للتوقيع عليها وإنشاء عملية تدفق عمل فعالة ؛

9- القيام بالمهام الأخرى التي قد يكلف بها مجلس الوزراء.

رابعا. الكفاءات

من المتوقع أن يظهر شاغل الوظيفة الكفاءات الفنية والسلوكية التالية

السلوكية:

المسئولية:

• يقبل ويقدم النقد البناء
• يتبع جميع الإجراءات والعمليات والسياسات ذات الصلة
• يفي بمتطلبات الموعد النهائي والتكلفة والجودة للمخرجات
• مراقبي العمل الخاصة لتصحيح الأخطاء
• · يتحمل مسؤولية الوفاء بالالتزامات وأية أوجه قصور

عمل توجيه للزبائن:

• تحديد العملاء الفوريين والمحليين للعمل الخاص
• يؤسس ويحافظ على علاقات عمل فعالة مع العملاء
• يحدد ويرصد التغييرات في احتياجات العملاء ، بما في ذلك الجهات المانحة والحكومات والمستفيدين من المشروع

التعلم المستمر:

• يساهم في تعلم الزملاء
• يظهر الاهتمام بتحسين المهارات ذات الصلة
• يظهر الاهتمام باكتساب المهارات ذات الصلة بالمجالات الوظيفية الأخرى
•  يواكب التطورات في المجال المهني الخاص به

التواصل:

•  يشارك بنشاط المعلومات ذات الصلة
•  يتواصل بوضوح ويستمع إلى التغذية الراجعة حول الأولويات والإجراءات المتغيرة
•  يكتب بوضوح وفعالية ، مع تكييف الصياغة والأسلوب مع الجمهور المستهدف
•  يستمع بشكل فعال ويتواصل بوضوح مع تكييف إيصاله للجمهور

الإبداع والمبادرة:

•  يطور بشكل استباقي طرق جديدة لحل المشاكل
• القيادة والتفاوض
•  إقناع الآخرين بتقاسم الموارد
•  يقدم الأهداف كمصالح مشتركة

ادارة الأداء:

•  يقدم ملاحظات بناءة للزملاء
• تقديم تقييمات عادلة ودقيقة وفي الوقت المناسب وبناءة للموظفين
• يستخدم تقييمات الموظفين بشكل مناسب في التوظيف وإجراءات الموارد البشرية الأخرى ذات الصلة

التخطيط والتنظيم:

•  يضع أهدافًا واضحة وقابلة للتحقيق تتسق مع الأولويات المتفق عليها للذات وللآخرين
•  يحدد الأنشطة والمهام ذات الأولوية للذات وللآخرين
• عمل المنظمات والوثائق للسماح بعمليات التسليم المخطط لها وغير المخطط لها
•  يحدد المخاطر ويضع خطط الطوارئ

الاحترافية:

•  في المواد المتعلقة بالمسؤوليات
•  يحدد القضايا والفرص والمخاطر المركزية للمسؤوليات
• دمج الاحتياجات ووجهات النظر والاهتمامات المتعلقة بالنوع الاجتماعي ، وتعزيز المشاركة المتساوية بين الجنسين
•  مثابرة وهادئة ومهذبة في مواجهة التحديات والضغوط
•  يعامل جميع الزملاء باحترام وكرامة
•  يعمل بشكل فعال مع أشخاص من ثقافات مختلفة من خلال التكيف مع السياقات الثقافية ذات الصلة
•  معرفة وتعزز ولاية I0M الأساسية وحلول الترحيل

العمل بروح الفريق الواحد:

•  يساهم بنشاط في بيئة فريق فعالة وجماعية ومقبولة
•  يساهم في ويتبع أهداف الفريق
• يعطي الائتمان عند استحقاق الائتمان
• يسعى للمدخلات والتغذية الراجعة من الآخرين
•  تفويض المهام والمسؤوليات حسب الاقتضاء
• يدعم وينفذ بنشاط قرارات المجموعة النهائية
•  يتحمل المسؤولية المشتركة عن عمل الفريق

الوعي التكنولوجي:

• التعرف على التطورات في التكنولوجيا المتاحة
• يحدد بشكل استباقي الحلول التكنولوجية الفعالة من حيث التكلفة ويدافع عنها
• يدرك قابلية التطبيق وحدود التكنولوجيا ويسعى لتطبيقها على العمل المناسب

اصطلاحي:

• يطبق بشكل فعال المعرفة بالانضباط المالي / الإداري ذي الصلة ؛
• يطبق بشكل فعال المعرفة بقضايا الهجرة ضمن السياق التنظيمي

خامسا التعليم والخبرة

١· شهادة جامعية في إدارة الأعمال ، ودراسات التنمية ، والعلاقات الدولية و / أو القانون ، أو غيرها من المجالات ذات الصلة مع خمس سنوات من الخبرة ذات الصلة أو دبلوم المدرسة الثانوية مع سبع سنوات من الخبرة ذات الصلة ؛

٢· القدرة على إقامة علاقات عمل قوية والحفاظ عليها مع النظراء الحكوميين و / أو وكالات الأمم المتحدة و / أو المنظمات غير الحكومية

٣· مستوى عالٍ من الإلمام بالحاسوب (MS Office Word و Excel و Outlook)

السادس. اللغات

مطلوب**

معرفة ممتازة باللغتين الإنجليزية والعربية تحدثا وكتابة

مفيد **

فرنسي