الرئيسية / الوصف الوظيفي / كاتب مراسلات
Photography closeup of the hand of a woman about to write

كاتب مراسلات

ملخص الوظيفة:
إنشاء رسائل أو مراسلات إلكترونية ردا على طلبات البضائع أو مطالبات الضرر أو الائتمان أو غيرها من المعلومات أو الحسابات المتأخرة أو الفواتير غير الصحيحة أو الخدمات غير المرضية. وقد تشمل الواجبات جمع البيانات لصياغة الرد وإعداد المراسلات.
المهام الرئيسية للوظيفة:
• الحفاظ على الملفات والسجلات ومتابعة أنشطة المراسلات.
• إنشاء رسائل ردا على مراسلات تتعلق ببنود تتعلق بالطلبات المتعلقة بالبضائع أو مطالبات الضرر أو طلبات معلومات الائتمان أو الحسابات المتأخرة أو الفوترة غير الصحيحة أو الخدمة غير المرضية.
• قراءة المراسلات الواردة للتأكد من طبيعة مخاوف الكتاب وتحديد التصرف في المراسلات.
• إعداد الوثائق والمراسلات، مثل المطالبات الضرر، والاستفسارات الائتمان والفواتير، والفواتير، وشكاوى الخدمة.
• جمع السجلات ذات الصلة بمشاكل محددة، واستعراضها للتأكد من اكتمالها ودقتها، وإرفاق السجلات للمراسلات عند الضرورة.
المعرفه المطلوبة:
اللغة الإنجليزية – معرفة بنية ومحتوى اللغة الإنجليزية بما في ذلك معنى وهجاء الكلمات وقواعد التكوين والنحوي.
الكتابية – معرفة الإجراءات الإدارية والكتابية وأنظمة مثل معالجة النصوص، وإدارة الملفات والسجلات، والتضيق والنسخ، وتصميم أشكال، وغيرها من الإجراءات والمصطلحات المكتبية.
العملاء والخدمة الشخصية – المعرفة بالمبادئ والعمليات لتوفير العملاء والخدمات الشخصية. وهذا يشمل تقييم احتياجات العملاء، وتلبية معايير الجودة للخدمات، وتقييم رضا العملاء.
الرياضيات – معرفة الحساب والجبر، والهندسة، وحساب التفاضل والتكامل، والإحصاءات، وتطبيقاتها.
المهارات الوظيفية:
الكتابة – التواصل الفعال في الكتابة حسب الاقتضاء لاحتياجات الجمهور.
قراءة الفهم – فهم الجمل والفقرات المكتوبة في الوثائق ذات الصلة بالعمل.
الاستماع النشط – إعطاء الاهتمام الكامل لما يقوله الآخرون، مع أخذ الوقت لفهم النقاط التي يتم طرحها، وطرح الأسئلة حسب الاقتضاء، وعدم الانقطاع في أوقات غير مناسبة.
التفكير النقدي – استخدام المنطق والمنطق لتحديد نقاط القوة والضعف في الحلول البديلة، الاستنتاجات أو النهج للمشاكل.
الحكم واتخاذ القرارات – بالنظر إلى التكاليف والمنافع النسبية للإجراءات المحتملة لاختيار أنسب واحد.
القدرات الوظيفية:
الفهم المكتوب – القدرة على قراءة وفهم المعلومات والأفكار المقدمة كتابة.
تعبير مكتوب – القدرة على التواصل المعلومات والأفكار في الكتابة حتى الآخرين سوف نفهم.
الفهم الشفهي – القدرة على الاستماع إلى وفهم المعلومات والأفكار المقدمة من خلال الكلمات والجمل المنطوقة.
بالقرب الرؤية – القدرة على رؤية تفاصيل على مسافة قريبة (في غضون بضعة أقدام من المراقب).
التعبير الشفهي – القدرة على التواصل بين المعلومات والأفكار في التحدث حتى يفهم الآخرون.
أنشطة العمل:
التفاعل مع أجهزة الكمبيوتر – استخدام أجهزة الكمبيوتر وأنظمة الكمبيوتر (بما في ذلك الأجهزة والبرمجيات) إلى البرنامج أو كتابة البرامج أو إعداد الوظائف أو إدخال البيانات أو معالجة المعلومات.
التواصل مع المشرفين، الزملاء، أو المرؤوسين – توفير المعلومات للمشرفين وزملاء العمل والمرؤوسين عن طريق الهاتف، في شكل مكتوب، والبريد الإلكتروني، أو شخصيا.
الحصول على المعلومات – مراقبة وتلقي، والحصول على المعلومات الأخرى من جميع المصادر ذات الصلة.
التنظيم والتخطيط وتحديد الأولويات العمل – وضع أهداف وخطط محددة لتحديد أولويات وتنظيم وإنجاز عملك.
التواصل مع أشخاص خارج المنظمة – التواصل مع أشخاص خارج المنظمة، يمثلون المنظمة للعملاء، الجمهور، الحكومة، ومصادر خارجية أخرى. ويمكن تبادل هذه المعلومات شخصيا، كتابة، أو عن طريق الهاتف أو البريد الإلكتروني.
أنشطة العمل التفصيلية:
• شرح اللوائح أو السياسات أو الإجراءات.
• حزمة كائنات للشحن.
• إعداد المراسلات التجارية.
• الحفاظ على السجلات التشغيلية.
• تجميع البيانات أو الوثائق.