الرئيسية / المقالات / كيف تحدد أولويات مهامك بكفاءة؟

كيف تحدد أولويات مهامك بكفاءة؟

اكتشف الخطوات التي يجب عليك اتباعها لتحديد أولويات المهام و 9 أدوات لزيادة الإنتاجية!

لم يسبق أن كان الناس أكثر انشغالا مما هم عليه في العصر الحديث، وعندما تصبح لديك قائمة طويلة من المهام حينها قد يشكل العمل عبئا ثقيلا عليك، في هذه الحالة قد يساعدك ترتيب الأولويات وتفويض المهام إلى أشخاص تثق بهم. في هذا المقال سنلقي نظرة على فوائد ترتيب الأولويات والتفويض كما سنقدم بعض الاقتراحات لمساعدتك على إدارة مهامك اليومية.

1. العصف الذهني

لا بد أنك لم تسمعت عن العصف الذهني ، أليس كذلك؟ تعني هذه الكلمة حرفياً “العصف الذهني” وهي طريقة مستخدمة على نطاق واسع لتحفيز الإبداع. من المفيد أيضًا مساعدتك في تحديد أولويات المهام ، حيث يتم استخدامها لتنظيم المعلومات
 يمكنك القيام بما يلي: يفضل أن يكون ذلك يوم الأحد ، خذ قطعة من الورق واكتب جميع مسؤوليات الأسبوع. استخدم التذكيرات بالالتزامات والتعليقات على المشاريع التي يجب عليك متابعتها وما إلى ذلك.
يمكنك تنظيم عملية العصف الذهني للتخطيط الأسبوعي في خرائط ذهنية متنوعة – رسوم بيانية ترتب فيها موضوعًا مركزيًا وتداعياته بطريقة منطقية وبديهية.

2. إنشاء عوامل تصفية وفصل المهام حسب النوع

مع كتابة جميع الأفكار على قطعة من الورق وتنظيمها على الخرائط ، فقد حان الوقت لفصلها حسب النوع. هذه نقطة حاسمة لتحديد أولويات المهام. لمساعدتك ، يمكنك إنشاء GUT Matrix وتعيين قيم لكل نشاط.
نصيحة مهمة أخرى هي الاعتماد على مصفوفة أيزنهاور ، التي اقترحها الدكتور ستيفن آر كوفي في كتابه “العادات السبع للأشخاص ذوي الكفاءة العالية” – كتاب عن الإدارة ، يستحق أن يكون في المقدمة.
إن تشغيل أداة الإدارة هذه بسيط للغاية: يجب أن تلائم كل سمة مركزية لخرائطك في إحدى الفئات الأربع التالية:

الفئة 1 (مهام ملحة وهامة)

يجب أن يكون لديهم أولوية قصوى لأن لديهم إطارًا زمنيًا محدودًا ولهم صلة كبيرة أيضًا. عادة ، هي أنشطة كانت مهمة بالفعل ولكن ذلك ، بسبب بعض فشل إدارة الوقت ، أصبح عاجلاً.

الفئة 2 الاستراتيجيات (المهام المهمة ولكنها ليست عاجلة)

هنا تأتي الأنشطة التي تتطلب الاهتمام والتي لدينا وقت جيد لها. لذلك ، فكر في توزيع استراتيجي لروتينك ، في كل مرحلة من مراحل الإنجاز ، بحيث تكمل مهامك بجودة جيدة وفي الوقت المحدد.

الفئة 3 الانقطاعات (مهام عاجلة ولكنها غير مهمة)

المقاطعات هي أنشطة تحتاج إلى حل سريع ، ولكنها ليست مهمة لنتائجك. فمثلا:
مكالمات غير منتجة
مراقبة البريد بشكل مفرط ؛
اجتماعات غير مخطط لها وما إلى ذلك.
نصيحة واحدة: يمكن تفويض معظم الانقطاعات أو تجنبها بقليل من التخطيط أو عن طريق أتمتة العمليات.

الفئة 4 المشتتات (المهام غير المهمة والعاجلة)

الرد على رسائل WhatsApp أو مشاهدة مقطع دعائي جديد أو قراءة الأخبار التي ظهرت على شاشة الهاتف الخلوي على الفور: يعلم الجميع أن هذه الانحرافات تعيق الإنتاجية ، لأنها تقع في نطاق التسويف .
لكن لكي نكون صادقين ، لن نتمكن من قضاء يوم كامل دون القيام بذلك ، أليس كذلك؟ وهذا طبيعي. لذلك ، فإن أفضل طريقة لتجنب ذلك هي أيضًا وضعها في إدارة المهام. بهذه الطريقة لن يضروا ببرمجتك ، حيث سيكون لديك الوقت الكافي لتنفيذها.
لا تنس أنه ، نظرًا لأنها أقل أولوية ، يجب أن تستغرق وقتًا أقل من روتينك وتكون آخر مرة في قائمتك ، حسنًا؟

3. ضع جدولاً بالمواعيد والجداول الزمنية

بعد تصنيف أنشطتك وفقًا لمرشحات Eisenhower Matrix ، حان الوقت للتخطيط لأسبوعك.
عند إنشاء مخططك الزمني ، ضع في اعتبارك تداعيات كل خريطة ذهنية. وبالتالي ، ستكون قادرًا على تكوين فكرة عن الوقت الذي يجب أن تخصصه لكل نشاط.
كل واحد يعمل بطريقة ما ويجب أن تأخذها في الاعتبار. إن ممارسة نشاط مرهق للغاية في وقت تعلم فيه أنك لا تعمل بنسبة 100٪ هو مرادف للفشل. لن تكون قادرًا على القيام بذلك بأفضل طريقة ، وستصبح غير متحمس وستفقد خيط بقية الجدول.

4. لا تفرط في روتينك

4مع أخذ كل ما سبق في الاعتبار ، هناك نصيحة أخرى مهمة للغاية وهي أن تكون واقعياً عند تحديد أولويات المهام. ليس هناك فائدة من برمجة أشياء أكثر مما يمكنك فعله. سيؤدي هذا فقط إلى زيادة مستويات القلق والتوتر لديك.
لذلك ، انظر إلى مقدار ما يمكنك إنتاجه يوميًا. قد يشمل الجدول المتوازن ، على سبيل المثال ، حل أزمة واحدة ، وأداء 3 مهام استراتيجية ، وقضاء بعض الوقت في الانقطاعات والتشتت. آه ، من الجدير أيضًا تفويض ما تستطيع.
لا أحد يستطيع القيام بمهام متعددة ولا يزال يحقق نتائج ممتازة. لذلك لا تلوم نفسك إذا كنت بحاجة إلى مشاركة التزاماتك ومسؤولياتك.

شاهد أيضاً

الضمان الاجتماعي: البدء بصرف بدل التعطل “مساند 1” المعدل

الضمان الاجتماعي: البدء بصرف بدل التعطل “مساند 1” المعدل عن شهر نيسان لنحو 50 ألف …

مطلوب موظف/ة علاقات عملاء

مطلوب موظف/ة علاقات عملاء A client relations officer is needed with the below qualifications: · …

error: Content is protected !!